Thiết kế hồ sơ năng lực công ty sản xuất là hạng mục được doanh nghiệp ưu tiên hàng đầu ở mọi giai đoạn phát triển. Khi đây là ấn phẩm giới thiệu và quảng bá thương hiệu đến gần hơn với đối tác và khách hàng. Vậy thiết kế hồ sơ năng lực công ty sản xuất cần có những gì? Cần lưu ý điều gì để sở hữu hồ sơ năng lực chuyên nghiệp, ấn tượng và sáng tạo? Cùng S’Pencil Agency tham khảo cách thức xây dựng mẫu hồ sơ năng lực công ty sản xuất trong bài viết dưới đây nhé!
1. Thiết kế hồ sơ năng lực công ty sản xuất
Trong thị trường kinh doanh “có cung ắt có cầu”, các công ty thương mại, dịch vụ và sản xuất luôn song hành cùng nhau phát triển. Họ sáng tạo và cung cấp những sản phẩm, dịch vụ thiết yếu phục vụ nhu cầu hàng ngày của con người. Có thể nói đây là những doanh nghiệp then chốt tác động trực tiếp đến sự phát triển của nền kinh tế mỗi quốc gia.
Hồ sơ năng lực công ty sản xuất
Để đối tác, khách hàng tìm ra đơn vị tiềm năng, thiết kế hồ sơ năng lực công ty sản xuất chính là giải pháp hoàn hảo. Trong mỗi mục nội dung, độc giả sẽ được giải đáp chi tiết từng vấn đề như:
- Số năm kinh nghiệm? => Lịch sử hình thành và phát triển
- Quy mô doanh nghiệp? => Sơ đồ tổ chức, những con số nổi bật, thành tựu, dự án tiêu biểu, giải thưởng v.v.
- Sản phẩm/dịch vụ có an toàn với người tiêu dùng? => Chứng nhận chất lượng, tiêu chuẩn, phương pháp kiểm tra & kiểm soát chất lượng, mẫu sản phẩm/ dịch vụ, dự án và phản hồi từ khách hàng.
- Tiềm năng phát triển của doanh nghiệp? => Tầm nhìn – Sứ mệnh – Giá trị cốt lõi; sự đầu tư vào năng lực, cơ sở hạ tầng, nguồn nhân lực; các dự án nghiên cứu phát triển trong tương lai; thị trường doanh nghiệp hướng đến v.v.
Như vậy, thiết kế hồ sơ năng lực công ty là công việc tạo ra ấn phẩm giúp doanh nghiệp quảng bá hình ảnh, truyền tải thông điệp và là công cụ xây dựng uy tín, củng cố niềm tin với các đối tác, khách hàng, chủ đầu tư.
Ngoài ra, có rất nhiều doanh nghiệp phân vân không biết nên thiết kế hồ sơ năng lực vào thời điểm nào là tốt nhất. Trên thực tế, công ty sản xuất có thể thực hiện công việc này ở các giai đoạn sau:
- Khi công ty mới thành lập: Đây là giai đoạn tiền đề để công ty gây dựng sự chuyên nghiệp và tạo mối quan hệ. Khi chưa có nhiều kinh nghiệm, cuốn hồ sơ năng lực nên tập trung vào chuyên môn, mục tiêu, phương hướng và giải pháp để “ghi điểm”.
- Khi thay đổi cơ cấu, mở rộng thị trường: Nếu doanh nghiệp muốn thay đổi sự nhìn nhận của đối tác, khách hàng, nhà đầu tư và người tiêu dùng. Vậy thì hình ảnh cũ đã không còn phù hợp. Thay vào đó nên là bộ nhận diện thương hiệu mới đi kèm hồ sơ năng lực với các giá trị tương xứng.
- Khi tham gia vào các phiên đấu thầu: Để có thể dự thầu, chọn thầu và trúng thầu, doanh nghiệp cần chuẩn bị một hồ sơ năng lực chuyên nghiệp giống như CV, Portfolio để chứng minh khả năng đáp ứng đủ thậm chí, là tốt các yêu cầu của đối tác, khách hàng và nhà tổ chức đấu thầu.
- Khi muốn quảng bá và truyền thông thương hiệu: Cuối cùng, việc thiết kế hồ sơ năng lực công ty sản xuất nói riêng và các doanh nghiệp nói chung cũng là một nhân tố không thể thiếu trong chiến dịch Marketing giúp đẩy mạnh và nâng tầm vị thế thương hiệu trên thị trường.
Đọc thêm: 20 mẫu thiết kế hồ sơ năng lực công ty in ấn đẹp
2. Lợi ích khi thiết kế hồ sơ năng lực công ty sản xuất chuyên nghiệp
Thiết kế hồ sơ năng lực chuyên nghiệp đem lại rất nhiều lợi ích cho công ty sản xuất. Cụ thể như sau:
- Tài liệu tra cứu thông tin: Khách hàng không phải mất nhiều thời gian và công sức khi tìm kiếm và tổng hợp thông tin của công ty trên website, đôi khi là không đủ.
- Tăng cường độ tin cậy: Một cuốn hồ sơ năng lực công ty được biên tập với nội dung cuốn hút, hình ảnh chân thực và đồ họa sáng tạo giúp tạo dựng hình ảnh công ty chuyên nghiệp, uy tín.
- Mở rộng cơ hội hợp tác: Trong kinh doanh, mọi lời nói đàm phán khó có thể tạo sự tin tưởng nếu không có dẫn chứng cụ thể. Tất cả những thông tin có trong hồ sơ năng lực sẽ chứng minh điều bạn nói có cơ sở và là sự thật.
- Đóng vai trò quan trọng khi tham gia đấu thầu: Trong một thời gian ngắn của buổi đấu thầu, hồ sơ năng lực sẽ giúp công ty sản xuất thể hiện sự nổi bật và những thông tin quan trọng, để lại ấn tượng tốt. Thông qua bộ hồ sơ năng lực, doanh nghiệp có thể ký kết nhiều hợp đồng lớn.
- Xây dựng nội bộ vững mạnh: Với những thông tin quan trọng trong ấn phẩm như tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi hay văn hóa doanh nghiệp sẽ giúp nhân sự hiểu hơn ban lãnh đạo và chiến lược phát triển ngắn, dài hạn của công ty. Từ đó, tạo ra môi trường làm việc chuyên nghiệp, gắn kết cùng nhau hoàn thành tốt công việc.
- Công cụ hỗ trợ bộ phận hành chính: Trong quá trình tuyển dụng và phỏng vấn việc làm, giúp nhân sự hiểu rõ hơn về doanh nghiệp và đưa ra quyết định có phù hợp với vị trí công việc và môi trường làm việc hay không.
Xem thêm: Các mẫu profile đẹp, thu hút nhất
3. Hướng dẫn thiết kế hồ sơ năng lực công ty sản xuất
Như đã nói ở trên, thiết kế hồ sơ năng lực công ty sản xuất sẽ là quá trình sáng tạo nội dung tới hình thức nhằm thể hiện đúng mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp. Đối với một cuốn hồ sơ năng lực tiêu chuẩn sẽ cần đáp ứng những yêu cầu cơ bản sau đây:
- Số trang trung bình khoảng 12-30 trang.
- Thông tin đầy đủ, chính xác từng phần.
- Phân chia các mục nội dung rõ ràng, logic.
- Thông tin nên biên tập thành các đoạn văn ngắn gọn, súc tích.
- Nội dung truyền tải ý nghĩa, diễn giải từ tổng thể đến chi tiết.
- Màu sắc, bố cục đồng bộ với logo và bộ nhận diện thương hiệu.
- Hình ảnh sắc nét, thể hiện rõ được lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
Đặc biệt, doanh nghiệp cần lưu ý thời gian thiết kế hồ sơ năng lực sẽ diễn ra từ 2 tuần đến 1 tháng. Đây là khoảng thời gian hợp lý để biên tập viên và đội ngũ thiết kế hoàn thiện cuốn hồ sơ năng lực một cách chuẩn chỉnh nhất. Trước lúc đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ, kỹ lưỡng về nội dung và hình ảnh. Quy trình thiết kế hồ sơ năng lực công ty sẽ bao gồm 7 bước:
- Bước 1: Tiếp nhận thông tin doanh nghiệp tổng hợp để biên tập nội dung.
- Bước 2: Biên tập nội dung, chỉnh sửa và phê duyệt.
- Bước 3: Lựa chọn phong cách thiết kế phù hợp với nhận diện thương hiệu.
- Bước 4: Tiến hành thiết kế hồ sơ năng lực.
- Bước 5: Hoàn chỉnh hồ sơ năng lực và gửi file cho công ty duyệt.
- Bước 6: Tiếp nhận và chỉnh sửa thiết kế (nếu có).
- Bước 7: Xuất và bàn giao file hồ sơ năng lực đã được duyệt cho công ty.
Mỗi một doanh nghiệp sẽ trình bày nội dung theo một cách riêng để truyền tải thông điệp. Tuy nhiên, một bộ hồ sơ năng lực công ty sản xuất không thể thiếu những nội dung dưới đây.
3.1. Trang bìa
Về cơ bản, hồ sơ năng lực công ty sản xuất là tài liệu trình bày ngắn gọn và bao quát thông tin của một doanh nghiệp. Chính vì vậy, thông qua trang bìa độc giả cần nắm bắt được những thông tin sau:
- Tên đầy đủ doanh nghiệp bạn là gì?
- Doanh nghiệp bạn hoạt động chính trong lĩnh vực nào?
- Ấn phẩm này là về nội dung gì? Hồ sơ năng lực hay Catalogue?
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thêm vào số năm xuất bản và slogan truyền tải những giá trị mà thương hiệu mang đến cho khách hàng.
Trang bìa hồ sơ năng lực công ty sản xuất thép
3.2. Mục lục tóm tắt và thư ngỏ
Mục lục “tuy nhỏ mà có võ”! Là trang tổ chức các thông tin trong hồ sơ theo hệ thống, giúp người đọc dễ dàng điều hướng và chuyển đến phần thông tin họ quan tâm một cách nhanh chóng. Ngoài ra, còn giúp xác định những phần quan trọng cần đọc lâu hơn.
Thư ngỏ không chỉ là lời chào mở đầu mà còn là cầu nối quan trọng trong việc thúc đẩy hợp tác kinh doanh với đối tác, khách hàng. Chính vì vậy, thư ngỏ cần tạo được dấu ấn, sự uy tín và thiện cảm để thúc đẩy hành động tìm hiểu về doanh nghiệp. Một mẫu thư ngỏ cơ bản sẽ theo cấu trúc như sau:
- Đầu tiên là lời chào và lời chúc gửi đến quý đối tác, khách hàng.
- Giới thiệu vị thế hiện tại của công ty.
- Giới thiệu sản phẩm/dịch vụ chính và quy chuẩn đầu ra nhằm đảm bảo chất lượng của doanh nghiệp.
- Đưa ra kế hoạch phát triển trong tương lai.
- Kết là lời mời hợp tác đầy thành ý và lời cảm ơn.
Trang mục lục
3.3. Giới thiệu về thông tin công ty
Trong phần này, ngoài những thông tin giới thiệu chung như tên giao dịch, thông tin liên hệ (địa chỉ, hotline, fax) mã số thuế, người đại diện, chức vụ,… Doanh nghiệp cần thêm thông tin về lịch sử hình thành và phát triển với các hoạt động, dấu mốc đáng nhớ.
Ngoài ra, không thể thiếu lịch sử hình thành và phát triển, thông tin về nhân sự, báo cáo tài chính, thống kê doanh thu 3-5 năm gần nhất, hệ thống cơ sở vật chất. Những thông tin này nên được thể hiện bằng đồ thị, biểu đồ hoặc dưới dạng hình ảnh để độc giả dễ hình dung.
Giới thiệu về công ty
3.4. Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và những triết lý kinh doanh của công ty sản xuất
Nếu bạn muốn tạo sự tin tưởng với đối tác, khách hàng hãy xây dựng nội dung tầm nhìn – sứ mệnh – giá trị cốt lõi và triết lý kinh doanh thật tốt. Hãy đi sâu vào vấn đề thực tế của bản thân doanh nghiệp, những khó khăn của ngành và viết ra những giá trị doanh nghiệp sẽ mang lại cho đối tác, khách hàng. Hãy cho họ thấy lý do nên chọn doanh nghiệp của bạn thay vì những đối thủ cạnh tranh ngoài kia.
Tuân thủ nguyên tắc: “Đầy đủ – Cô đọng – Logic – Dấu ấn riêng” sẽ giúp đối tác, khách hàng dễ dàng ghi nhớ doanh nghiệp của bạn hơn. Đừng quên, thêm những hình ảnh minh họa phù hợp để các thông tin thêm hữu ích.
Tầm nhìn và sứ mệnh
3.5. Hình ảnh và thông tin cơ bản của các cán bộ chủ chốt
Thêm hình ảnh và thông tin cơ bản của các cán bộ chủ chốt trong hồ sơ năng lực giúp người đọc hiểu rõ hơn về trách nhiệm và sức ảnh hưởng của từng người trong hệ thống. Trong đó, nên tóm tắt ngắn gọn học vấn, kinh nghiệm làm việc trước đây và các thành tựu nổi bật. Thông thường sẽ là CEO, Giám đốc Kỹ thuật, Giám đốc Tài chính, Giám đốc Kinh doanh, Giám đốc Nhân sự và Giám đốc Vận hành.
Nhân vật chủ chốt
3.6. Chính sách và lĩnh vực hoạt động
Khi thiết kế hồ sơ năng lực công ty sản xuất, đây là phần thông tin để làm rõ các nguyên tắc, quy định và phạm vi hoạt động của công ty trên thị trường, trong đó:
- Chính sách chất lượng: là các phương pháp, tiêu chuẩn và quy trình làm việc mà doanh nghiệp áp dụng để đảm bảo chất lượng đầu ra của sản phẩm.
- Chính sách an toàn và vệ sinh lao động: là các biện pháp đảm bảo môi trường làm việc sạch sẽ, lành mạnh cho nhân viên cũng như tác động lâu dài đến chất lượng sản phẩm và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
- Chính sách bảo vệ môi trường: Các doanh nghiệp sản xuất luôn cần đảm bảo mọi hoạt động bảo vệ môi trường để không gây ra những tác hại nghiêm trọng. Những việc đó bao gồm cả giảm thiểu lãng phí tài nguyên, tái chế rác thải, sử dụng nguyên vật liệu có thể tái chế hay nước thải từ nhà máy trước khi xả phải trải qua quy trình lọc theo quy định pháp luật.
- Lĩnh vực hoạt động: Mô tả các sản phẩm/ dịch vụ chính của công ty nhắm tới thị trường mục tiêu và đối tác, khách hàng mục tiêu rõ ràng.
- Chính sách về nghiên cứu và phát triển: Để đối tác, khách hàng và nhà đầu tư cảm thấy doanh nghiệp sản xuất là đơn vị hợp tác sáng giá thì không thể thiếu mục tiêu này để đảm bảo lợi ích và sự phát triển lâu dài.
3.7. Các dự án tiêu biểu
Việc liệt kê các dự án tiêu biểu là một cách hiệu quả để minh bạch và minh họa về khả năng, kinh nghiệm của công ty trong việc thực hiện các dự án thành công. Đồng thời, cho thấy chất lượng của sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đã được sử dụng và tin tưởng. Doanh nghiệp nên phân chia dự án theo từng hạng mục riêng lẻ.
Dự án tiêu biểu của công ty sản xuất
3.8. Quy trình triển khai công việc
Quy trình triển khai công việc trong hồ sơ năng lực của một công ty sản xuất thường mô tả cách mà công ty thực hiện các dự án và hoạt động sản xuất từ giai đoạn tiếp nhận yêu cầu, thực thi cho đến khi hoàn thành.
Xem thêm: 30 mẫu hồ sơ năng lực công ty xây dựng chuẩn, đẹp và chuyên nghiệp
4. Những lưu ý khi thiết kế hồ sơ năng lực công ty sản xuất
Để hoàn thiện một bộ hồ sơ năng lực cần rất nhiều công sức và thời gian. Dưới đây là một số lưu ý doanh nghiệp cần nắm rõ để không làm chậm tiến độ cũng như tránh xảy ra sai sót:
- Yếu tố nội dung: Vì hồ sơ năng lực không có nhiều không gian nên “ngắn gọn, súc tích, mạch lạc” là tiêu chí cần được đặt lên hàng đầu. Tập trung làm nổi bật nguồn nhân lực vì con người là yếu tố quan trọng nhất. Dù dây chuyền sản xuất có hiện đại đến mấy nếu không có con người điều khiển cũng khó có thể tạo ra sản phẩm hoàn hảo. Đặc biệt, nguồn nguyên vật liệu cần rõ nguồn gốc xuất xứ cũng như các giấy chứng nhận chứng chỉ về chất lượng.
- Yếu tố hình ảnh: Luôn luôn và đảm bảo hình ảnh chất lượng cao và định dạng: vector, jpeg, png. Hình ảnh nhân sự chủ chốt cần đồng đều về màu sắc và kiểu trang phục. Nếu như doanh nghiệp không có file ảnh chất lượng hãy đầu tư sử dụng dịch vụ chụp ảnh doanh nghiệp.
- Yếu tố thiết kế: Logo, màu sắc, phong cách thiết kế cần được đồng bộ và thể hiện được cá tính riêng của thương hiệu. Sắp xếp bố cục hợp lý, hài hòa, có điểm nhấn để tạo sức hút cho người đọc. Nên nhớ tạo các khoảng trắng để tránh rối loạn mắt.
Trên đây là toàn bộ các thông tin về thiết kế hồ sơ năng lực công ty sản xuất. Nếu bạn đang tìm kiếm một đơn vị thiết kế chuyên nghiệp hãy liên hệ ngay S’Pencil. Chúng tôi luôn sẵn sàng đồng hành và đưa ra cho bạn giải pháp phù hợp nhu cầu của quý vị.
S’Pencil Agency – Thiết Kế Thương Hiệu Chuyên Nghiệp
- Miền Bắc: Lô 21 – KBT Thanh Xuân Residence – 35 Lê Văn Thiêm, Thanh Xuân, Hà Nội.
- Miền Nam: 69C Trần Quang Diệu, Phường 14, Quận 3. TP.Hồ Chí Minh
- Website: https://spencil.vn/
- Hotline: 0985.280.591 – 0982.327.444
- Email: info@spencil.vn
Có thể bạn quan tâm: Thiết kế profile công ty tăng 300% doanh số bán hàng
