Việc tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp để tạo ấn tượng tốt mạnh mẽ ngay từ lần đầu tiên gặp gỡ với khách hàng là chìa khóa để mở ra cơ hội hợp tác kinh doanh và ký kết hợp đồng. Một trong những chiến lược thu hút khách hàng hiệu quả nhất chính là đầu tư thiết kế bộ nhận diện văn phòng phù hợp với thương hiệu. Vậy trong một bộ nhận diện văn phòng hoàn chỉnh cần có những gì? Cần lưu ý điều gì khi thiết kế? Nếu bạn đang băn khoăn những điều này thì hãy đồng hành cùng S’Pencil Agency tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây nhé!
1. 5 lợi ích khi thiết kế bộ nhận diện văn phòng cho doanh nghiệp
Bộ nhận diện thương hiệu văn phòng là một trong những ấn phẩm quy chuẩn bắt buộc cần phải xây dựng trong bộ nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp. Thiết kế bộ nhận diện văn phòng hiệu quả là một khoản đầu tư thông minh sẽ mang lại nhiều lợi ích bao gồm:
1.1. Tăng cường nhận diện thương hiệu
Khi tất cả các yếu tố trong văn phòng từ logo, bảng hiệu, đồng phục nhân viên đến văn phòng phẩm đều mang chung một phong cách, khách hàng sẽ dễ dàng ghi nhớ, nhận diện thương hiệu của bạn và phân biệt với các đối thủ cạnh tranh.
Điều này đặc biệt quan trọng trong thời đại ngày nay, khi khách hàng có rất nhiều lựa chọn và họ có thể dễ dàng chuyển sang thương hiệu khác nếu họ không ấn tượng với thương hiệu của bạn.
1.2. Xây dựng niềm tin và sự chuyên nghiệp
Một bộ nhận diện văn phòng được thiết kế tốt cho thấy rằng doanh nghiệp của bạn chuyên nghiệp, có sự đầu tư và tổ chức. Khi đó, khách hàng sẽ cảm thấy tin tưởng và họ muốn trải nghiệm sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, điều này có thể dẫn đến nhiều cơ hội kinh doanh hơn và nâng cao tiềm năng mở rộng, phát triển của công ty trong tương lai.
Thiết kế nhận diện văn phòng giúp xây dựng niềm tin
Trên thực tế, những thương hiệu có bộ nhận diện đẹp và đồng nhất thường được đánh giá là những thương hiệu chuyên nghiệp, uy tín và đáng tin cậy.
1.3. Tăng hiệu quả marketing
Thiết kế nhất quán được áp dụng đồng bộ trên tất cả các tài liệu marketing: profile, catalogue, brochure, flyer và trang web, email đến các tài khoản mạng xã hội góp phần nâng cao tỷ lệ thành công của chiến dịch marketing, từ đó tăng khả năng tiếp cận và thu hút khách hàng. Bởi vì khách hàng dễ dàng nhận ra được công ty của bạn từ những “ký hiệu nhận diện”.
Ngoài ra, một bộ nhận diện văn phòng mạnh mẽ có thể giúp bạn tiết kiệm tiền cho các chi phí marketing.
1.4. Tạo dựng văn hóa công ty mạnh mẽ
Một bộ nhận diện văn phòng có thể tạo dựng tinh thần đồng đội và kết nối các bộ phận CBCNV lại với nhau. Khi tất cả mọi người đều có một nhận diện chung, một tầm nhìn chung và sứ mệnh chung đi kèm với những chế độ đãi ngộ tốt sẽ thúc đẩy năng suất làm việc cao hơn, cùng nhau đạt mục tiêu chung với lợi nhuận cao hơn.
Tạo văn hoá mạnh mẽ
1.5. Thu hút và giữ chân nhân tài
Thị trường lao động sôi động và đa dạng hơn bao giờ hết đã mở ra vô số cánh cửa cho người lao động lựa chọn môi trường làm việc phù hợp với năng lực, sở thích và mục tiêu nghề nghiệp của bản thân.
Tuy nhiên, một môi trường làm việc thu hút và truyền cảm hứng có thể giúp doanh nghiệp thu hút và giữ chân những nhân viên giỏi nhất. Một bộ nhận diện văn phòng được thiết kế tốt có thể góp phần tạo ra một môi trường làm việc như vậy. Bởi trước khi nộp CV phỏng vấn bất kỳ công ty nào, nhân sự luôn tìm hiểu kĩ càng về môi trường thông qua các trang mạng xã hội và hình ảnh công ty để xác định môi trường phù hợp.
2. Các thành phần chính của bộ nhận diện văn phòng
Bộ nhận diện văn phòng hay còn được biết đến với tên gọi bộ nhận diện thương hiệu văn phòng. Đây chính là công cụ để thể hiện sự chuyên nghiệp, sáng tạo và ghi lại hình ảnh của doanh nghiệp dựa trên các yếu tố khác nhau nhằm tăng độ tin cậy, khiến khách hàng có niềm tin, sự tín nhiệm với công ty.
Một bộ nhận diện văn phòng chuyên nghiệp bao gồm tất cả những ấn phẩm văn phòng (Stationery) cần thiết để nội bộ công ty có thể sử dụng hoặc cung cấp đính kèm theo sản phẩm đến tay khách hàng. Bộ nhận diện văn phòng đầy đủ bao gồm:
2.1. Logo công ty
Logo giống như “ký hiệu”, “ấn ký” để nhận diện nên thiết kế sẽ thể hiện bản sắc riêng của thương hiệu thông qua kiểu chữ, màu sắc, biểu tượng và phong cách thiết kế logo.
Logo giúp thể hiện bản sắc công ty
Logo sẽ được sử dụng trên tất cả các tài liệu văn phòng từ danh thiếp, biển bảng, hóa đơn, đồng phục, bao thư, email, website đến các trang mạng xã hội.
Đọc thêm: Miễn phí tư vấn thiết kế logo công ty chuyên nghiệp, đúng định hướng
2.2. Name card
Name card là công cụ quan trọng để giao tiếp với khách hàng và đối tác. Do đó, chúng không chỉ chứa logo công ty, thông tin liên hệ mà còn cả tên, chức vụ của người giao tiếp.
Có 2 kích thước name card để bạn lựa chọn:
- Dạng dọc: 55 x 90 mm hoặc 255 x 140 pixel
- Dạng ngang: 55 x 90 mm hoặc 255 x 155 pixel
2.3. Bao thư (to, nhỏ)
Các mẫu bao thư hay còn gọi là phong bì trong bộ nhận diện cho văn phòng lưu trữ thư từ, dữ liệu bản cứng khi chuyển phát tới khách hàng. Phong bì thư thường được thiết kế và in ấn với khổ A4 kích thước 25x34cm hoặc khổ A6 kích thước 12x22cm.
2.4. Hóa đơn (phiếu chi)
Hóa đơn và phiếu chi là những tài liệu quan trọng được sử dụng để ghi lại các giao dịch tài chính của doanh nghiệp. Do đó, thiết kế của hóa đơn và phiếu chi cần phải đảm bảo tính chuyên nghiệp, dễ đọc và đầy đủ thông tin.
2.5. Thẻ nhân viên
Thẻ nhân viên luôn được thiết kế đồng bộ về logo và màu sắc thương hiệu. Trên đó sẽ in hình ảnh nhân viên giúp nhận diện dễ dàng hơn cũng như thông tin cơ bản: tên nhân viên, chức vụ, phòng ban. Kích thước làm thẻ nhân viên tiêu chuẩn là 86x54mm.
2.6. Thư mời
Thường được sử dụng trong các dịp đặc biệt như tham dự lễ khai trương, ra mắt sản phẩm, chúc mừng sinh nhật, chúc mừng năm mới, chúc mừng kỷ niệm năm thành lập… để mời đối tác, khách hàng quan trọng. Do đó, thiết kế của thư mời cần phải đảm bảo tính chuyên nghiệp và lịch sự.
2.7. Đồng phục
Nằm trong một phần của bộ nhận diện văn phòng và giúp xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ. Khi thiết kế đồng phục luôn cần chú ý kiểu dáng, chất liệu cần phải phù hợp với môi trường làm việc và thời tiết. Tiếp đến là đảm bảo logo và màu sắc thương hiệu được thể hiện đúng trên đồng phục. Đồng phục cần phải đảm bảo tính chuyên nghiệp, đẹp mắt và phù hợp với văn hóa doanh nghiệp.
Đồng phục đóng vai trò quan trọng
2.8. File kẹp tài liệu
Là thành phần dùng để chứa đựng, bảo quản tài liệu bản cứng. Kích thước của file kẹp tài liệu, giấy tờ thường được đo theo khổ giấy A4.
2.9. Mẫu sổ công tác
Với công năng giúp ghi chép lại công việc hàng ngày, theo dõi tiến độ công việc và lưu trữ thông tin cần thiết.
- Kích thước của sổ nên nhỏ gọn, tiện lợi để dễ dàng mang theo bên mình, nhất là khi có các cuộc họp hoặc công tác xa.
- Chất liệu giấy nên dày dặn, dai và có độ mịn cao để đảm bảo việc ghi chép dễ dàng.
- Bố cục của sổ công tác cần phải khoa học và hợp lý để người sử dụng có thể dễ dàng ghi chép và theo dõi thông tin. Một số thông tin cần thiết thường được bao gồm trong sổ công tác như:
- Ngày tháng
- Nội dung công việc
- Ghi chú
- Ký tên
- Logo và màu sắc của sổ công tác cần phải thống nhất với bộ nhận diện văn phòng của doanh nghiệp.
- Phông chữ sử dụng trong sổ công tác cần phải dễ đọc và có kích thước phù hợp. Nên sử dụng phông chữ hiện đại, chuyên nghiệp như Sans-serif và có kích thước phù hợp dễ đọc.
2.10. Chữ ký email
Bao gồm tên người gửi, chức danh kèm theo, logo nhận diện, thông tin liên hệ công ty (tên công ty đầy đủ, địa chỉ, số điện thoại liên hệ, email, website, fanpage).
3. Lưu ý cần nắm rõ khi thiết kế bộ nhận diện văn phòng
Để hoàn thiện bộ nhận diện văn phòng chuyên nghiệp, bạn cần lưu ý những điều sau đây trong thiết kế:
3.1. Xác định rõ mục tiêu và thông điệp thương hiệu
Trước khi bắt đầu thiết kế, bạn cần phải xác định rõ mục tiêu và thông điệp mà bạn muốn truyền tải thông qua bộ nhận diện văn phòng.
- Bạn muốn tạo dựng hình ảnh thương hiệu như thế nào?
- Bạn muốn truyền tải thông điệp gì đến khách hàng?
3.2. Lựa chọn logo và màu sắc phù hợp
Logo là yếu tố quan trọng nhất trong bộ nhận diện văn phòng nên hãy chọn sự đơn giản để dễ nhớ và thể hiện được bản sắc thương hiệu để tạo ấn tượng, sự khác biệt. Màu sắc cần phải phù hợp với logo và cá tính, phong cách thương hiệu của bạn.
3.3. Sử dụng kiểu chữ phù hợp
Kiểu chữ cần phải dễ đọc và phù hợp với phong cách chung của bộ nhận diện văn phòng. Chỉ nên sử dụng tối đa 2-3 kiểu chữ trong bộ nhận diện văn phòng và sử dụng đồng bộ cho tất cả các ấn phẩm.
3.4. Đảm bảo tính thống nhất
Tất cả các yếu tố trong bộ nhận diện văn phòng, từ logo, màu sắc, phông chữ đến bố cục, cần phải thống nhất với nhau. Điều này sẽ giúp tạo nên một hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp và nhất quán.
3.5. Sử dụng chất liệu cao cấp
Các ấn phẩm trong bộ nhận diện văn phòng sử dụng chất liệu cao cấp không chỉ thể hiện được sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và tạo ấn tượng tốt đẹp với khách hàng mà còn bền đẹp theo thời gian sử dụng.
3.6. Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi in ấn
Trước khi in ấn, bạn cần phải kiểm tra kỹ lưỡng tất cả các yếu tố trong bộ nhận diện văn phòng để đảm bảo rằng không có lỗi sai sót. Bạn cũng nên in thử một số ấn phẩm để xem chất lượng in ấn có đạt yêu cầu hay không? Nhất là khi một phần của bộ nhận diện văn phòng được đem làm quà tặng đối tác, khách hàng.
3.7. Cập nhật thường xuyên
Thiết kế bộ nhận diện văn phòng cũng cần được cập nhật thường xuyên để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp. Ví dụ: nếu bạn thay đổi logo hoặc màu sắc thương hiệu, bạn cần phải cập nhật bộ nhận diện văn phòng để đối tác, khách hàng và chính bản thân CBCNV có thể nhận ra.
4. Một số mẫu thiết kế bộ nhận diện văn phòng chuyên nghiệp tại S’Pencil Agency
S’Pencil với đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp cùng quy trình thiết kế sáng tạo theo chuẩn quốc tế sẽ đảm bảo mang lại sự thành công cho dự án thiết kế bộ nhận diện văn phòng của doanh nghiệp. Hãy cùng nhìn ngắm các dự án thiết kế bộ nhận diện thương hiệu văn phòng đã được thương hiệu đưa vào sử dụng của chúng tôi ở dưới đây.
Mẫu thiết kế nhận diện văn phòng 1
Mẫu thiết kế nhận diện văn phòng 2
Mẫu thiết kế nhận diện văn phòng 3
Mẫu thiết kế nhận diện văn phòng 4
Mẫu thiết kế nhận diện văn phòng 5
Để phục vụ cho hoạt động kinh doanh, thúc đẩy thương hiệu phát triển trên thị trường, doanh nghiệp đều cần thiết kế bộ nhận diện thương hiệu nói chung. Trong đó, bộ nhận diện văn phòng giúp doanh nghiệp tạo dựng bản sắc riêng cho hình ảnh thương hiệu, tạo lợi thế cạnh tranh, là tiền đề định vị thương hiệu vững chắc trong tâm trí khách hàng. Thấu hiểu điều này, S’Pencil Agency đã mang tới giải pháp thiết kế bộ nhận diện văn phòng sáng tạo, chất lượng và chuyên nghiệp.
Giải pháp thiết kế bộ nhận diện thương hiệu văn phòng của S’Pencil Agency giúp doanh nghiệp sở hữu những ấn phẩm văn phòng thể hiện rõ nhất bản sắc, văn hóa của doanh nghiệp. Bằng sự tận tâm, đam mê, luôn sáng tạo, đột phá trong ý tưởng, đội ngũ chuyên gia marketing, designer, artist tự tin làm hài lòng khách hàng.
Có thể bạn quan tâm: Thiết kế bộ nhận diện thương hiệu dễ dàng nhớ, dễ nhận diện
